При оформленні на роботу працівник зобов’язаний подати власнику чи уповноваженому ним органу належно оформлену трудову книжку. В свою чергу на роботодавця покладається обов’язок ведення трудових книжок, а також видача працівникові його трудової книжки в день звільнення з внесеним до неї записом про звільнення.

Слід звернути увагу на правильне оформлення та видачу трудової книжки при звільненні, оскільки вона є основним документом про трудову діяльність працівника, який підтверджує страж роботи, а також дає змогу власнику при прийнятті на роботу мати уяву про досвід роботи працівника.

Так, відповідно до статті 47 Кодексу законів про працю України( далі- КЗпП) передбачено, що власник або уповноважений ним орган зобов'язаний в день звільнення видати працівникові належно оформлену трудову книжку з внесеним до неї записом про звільненняі провести з ним розрахунок у встановлені законодавством строки.

Згідно з пунктами 3, 4 постанови Кабінету Міністрів України «Про трудові книжки працівників» від 27.04.1993 № 301, трудові книжки повинні зберігатися на підприємствах, в установах і організаціях, у представництвах іноземних суб’єктів господарювання, а при звільненні працівника трудова книжка видається йому під розпис у «Книзі обліку руху трудових книжок та вкладишів до них».

Відповідальність за організацію ведення обліку, зберігання і видачу трудових книжок покладається на керівника підприємства, установи, організації, представництва іноземного суб’єкта господарювання. За порушення встановленого порядку ведення, обліку, зберігання і видачі трудових книжок посадові особи несуть дисциплінарну, а в передбачених законом випадках іншу відповідальність.

Отже, трудова книжка зберігається, як правило, у кадровій службі (службі управління персоналом), а відповідальність за неї несе керівництво.

Слід зазначити, що трудові книжки працівників, які працюють на умовах трудового договору у фізичної особи-підприємця, яка використовує найману працю, пов’язану з наданням послуг, зберігаються безпосередньо у працівників.

Бувають випадки, коли працівник відсутній на роботі в день звільнення, тоді власник або уповноважений ним орган в цей день надсилає йому поштове повідомлення із вказівкою про необхідність отримання трудової книжки.

Надіслати поштою трудову книжку працівнику можна лише у тому випадку, коли є письмова згода працівника на таке пересилання. В протилежному випадку - можливе лише вручення особисто.

Таким чином, роботодавець матиме доказ, що ним дотримано трудових прав працівника, а трудова книжка не була вручена особисто працівнику з незалежних від роботодавця причин. Такі дії захистять роботодавця від обов’язку сплачувати зарплату звільненому працівнику до дати фактичного її отримання.Оскільки, відповідно до ст. 235 КЗпП України, у разі затримки видачі трудової книжки з вини власника або уповноваженого ним органу, працівникові виплачується середній заробіток за весь час вимушеного прогулу. Днем звільнення в такому разі вважатиметься день видачі трудової книжки. Крім того, можливе застосування фінансових санкцій та адміністративної відповідальності. В подальшому таке поштове повідомленняубезпечить роботодавця від можливих судових процесів.

Якщо трудова все ж таки не буде вручена (з незалежних підстав), то трудові книжки та їх дублікати, що не були одержані працівниками при звільненні,  зберігаються протягом двох  років  у відділі кадрів підприємства окремо  від інших трудових книжок працівників, які перебувають на  роботі. 

Після  цього  строку  не затребувані трудові  книжки  (їх дублікати) зберігаються в архіві підприємства протягом 50 років, а по закінченні зазначеного строку їх можна знищити в установленому порядку.

У разі якщо Ви маєте додаткові питання по цій статті чи ваші права порушують, або Ви потребуєте допомоги в судах, і не маєте коштів на адвоката  - звертайтеся в Богодухівський місцевий центр з надання безоплатної вторинної правової допомоги, що працює з понеділка по четверг з 08-00 год. до 17-00 год., в пятницю з 8-00 год. до 15-45 год. за адресою: м. Богодухів, вул. Покровська, 5. тел. (05758) 3-01-82, моб.+380688163391.

Єдиний телефонний номер системи безоплатної правової допомоги       0-800-213-103 (безкоштовно зі стаціонарних та мобільних телефонів).