Зауважила під час апаратної наради у голови райдержадміністрації 18 березня начальник загального відділу апарату райдержадміністрації Бугайова Ю.О., доповідаючи з питання про стан роботи з організації діловодства у виконавчих комітетах місцевих рад району.

 Відповідно до розпоряджень голови районної державної адміністрації «Про надання методичної та практичної допомоги місцевим радам району з питань організації роботи щодо виконання делегованих повноважень органів виконавчої влади» від 18 грудня 2013 року №793 та від 13 січня 2015 року №6 протягом січня 2014 року по лютий 2015 року надано методичну допомогу з питань ведення діловодства Богодухівській міській, Гутянській, Шарівській селищним, Вінницько-Іванівській, Губарівській, Дмитрівській, Забродівській, Зарябинській, Івано-Шийчинській, Крисинській, Кленівській, Куп’єваській, Олександрівській, Павлівській, Полково-Микитівській, Петропавлівській, Сазоно-Баланівській, Сіннянській, Степнянській, Сухининській, Улянівській, Хрущово-Микитівській та Червононивській сільським радам.

На виконання постанови Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 року №1242 «Про затвердження Типової Інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади» у виконавчих комітетах місцевих рад району розроблені та затверджені власні Інструкції з діловодства. Також затверджені номенклатури справ на поточний рік, які погоджені з експертно-перевірочною комісією Державного архіву Харківської області відповідно до яких заведені журнали обліку, реєстрації та справи для зберігання документів.

Інструкція з діловодства встановлює загальні положення щодо здійснення діловодства, вимоги до документування управлінської інформації та організації роботи з документами незалежно від способу фіксації та відтворення інформації, яка міститься в документах, включаючи їх підготовку, реєстрацію, облік і контроль за виконанням.

Мають місце факти, коли журнали і справи не пронумеровані, найменування справ не відповідають затвердженій номенклатурі справ (Івано-Шийчинська, Зарябинська та Куп’єваська сільська ради). У більшості сільських рад журнали обліку та реєстрації пронумеровані, прошиті та скріплені печаткою.

Заведені журнали реєстрації вхідної та вихідної кореспонденції відповідають вимогам Інструкції і ведуться, але не завжди правильно.

Під час надання методичної допомоги встановлено, що в місцевих радах присутні порушення вимог розроблених та затверджених Інструкцій з діловодства.

Аналіз документообігу не ведеться у Вінницько-Іванівській сільській раді, виконавчих комітетах Зарябинської, Сіннянської, Улянівської та Червононивської сільських рад.

На документах відповідно до Інструкції повинна ставитись конкретизована резолюція голови. В цьому напрямку є також недоліки, а саме: резолюції Сазоно-Баланівською, Зарябинською, Куп’єваською та Улянівською сільських голів не конкретизовані, відсутні прізвища виконавців та дата їх накладення.

В деяких перевірених радах (Хрущово-Микитівська та Степнянська сільська рада) розмір зображення Державного герба України на бланках документів не відповідає вимогам Постанови Верховної Ради України «Про Державний герб України» від 19 лютого 1992 року №2137-ХІІ (висота Державного герба України повинна бути 17 мм, ширина 12 мм).

Також при створенні документів Вінницько-Іванівською, Олександрівською, Полково-Микитівською, Петропавлівською та Хрущово-Микитівською сільськими радами не дотримуються вимоги Інструкції в частині:

- розміщення герба на бланку відповідно до вимог ДСТУ 4163-2003 (герб на бланку повинен зображуватися на відстані 3 мм від початку листа документа);

- відступу від межі лівого поля документа (12,5 мм – для абзаців у тексті, 92 міліметри для реквізиту «Адресат»; 104 міліметри - для реквізитів «Гриф затвердження» і «Погодження»; 125 мм - для розшифрування підпису в реквізиті «Підпис»).

У Вінницько-Іванівській, Олександрівській, Петропавлівській сільських радах бланки не нумеруються, журнали для видачі бланків не заведені, а тому і облік виданих бланків не ведеться.

Майже у всіх виконкомах місцевих рад району потребує удосконалення робота з оформлення протоколів засідань виконкомів. Розпорядження, оформлюються з порушенням вимог затверджених Інструкцій, відсутні першоджерела, мають місце граматичні помилки та неправильне розміщення герба (Степнянська, Хрущово-Микитівська, Вінницько-Іванівська сільські ради).

Також потрібно наголосити, що робота зі зверненнями громадян повинна вестися окремо від інших видів діловодства, як це передбачено Інструкцією з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, затвердженою постановою Кабінету Міністрів від 14 квітня 1997 року №348.

Відповідно до Інструкції з діловодства розпорядження з основної діяльності, адміністративно-господарських питань та кадрових питань мають окрему порядкову нумерацію і нумеруються у порядку їх видання у межах календарного року. В перевірених сільських радах дотримуються дані вимоги Інструкції.

Між районною державною адміністрацією та всіма органами місцевого самоврядування налагоджена робота електронного документообігу. Тобто, документи, адресовані для використання в роботі мають змогу надходити до місцевих рад та у зворотному напрямку оперативно.

З метою покращення роботи з діловодства у міській, селищних, сільських радах районною державною адміністрацією розроблені Методичні рекомендації щодо приведення роботи з документами у відповідність до вимог Інструкції. При зверненні секретарів сільських рад з питань діловодства їм надається індивідуальна консультативна допомога.

Враховуючи вищевикладене, з метою підвищення ефективності роботи із документами, керівникам органів місцевого самоврядування необхідно усунути виявлені недоліки.