районна державна адміністрація

Доповіла під час апаратної наради у голови райдержадміністрації 04 березня керівник апарату райдержадміністрації Іванова Л.М.

Як зрозуміло із самої назви наказу, Порядок встановлює загальні вимоги щодо впровадження електронного документообігу із застосуванням електронного цифрового підпису організації роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання.

Установи, на які поширюється дія Порядку №1886, організовують діловодство на підставі власних інструкцій з діловодства.

Як зауважила Лілія Миколаївна, установи зобов’язані створювати документи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання у двох формах: паперовій та електронній. Тобто накази з кадрових питань, документи щодо нарахування заробітної плати, встановлення надбавок, доплати тощо (які зберігаються 75 років) повинні складатися у двох ідентичних формах: електронній та паперовій.

Електронний документообіг має бути оформлений за загальними правилами документування і мати реквізити, що встановленні для аналогічного документа з паперовим носієм інформації.

Вирішальними при обранні технологій створення текстових файлів є поширеність програмного засобу, що не потребує організації додаткового навчання працівників установи та додаткових фінансових витрат.

Установа застосовує електронну печатку лише за наявності у неї відповідної печатки, що застосовується для документів з паперовим носієм інформації. Право проставляння електронної печатки на електронних документах надається працівнику установи, який має повноваження проставляти відповідну печатку на документах з паперовим носієм інформації.

Порядок визначає механізм зберігання та архівування електронних документів в апараті райдержадміністрації. Працівники сектора інформаційно-комп’ютерного забезпечення апарату райдержадміністрації забезпечують створення та функціонування відповідних персональних мережевих папок відділів та секторів апарату райдержадміністрації для збереження і архівації підготовлених в електронному вигляді документів. Виконавці (далі – користувачі) мають вільний доступ в межах своєї компетенції, до виділених мережевих папок відповідно до затвердженої електронної номенклатури справ відділів та секторів апарату райдержадміністрації. Електронні документи зберігаються в персональних мережевих папках, які знаходяться на виділеному сервері. Після узгодження та підписання документа на паперовому носії користувачі здійснюють накопичення в мережевих папках документації в електронному вигляді протягом робочого дня згідно з інструкцією для користувачів щодо зберігання електронних документів в мережевих папках.